Aktualno, PBIRO obavijesti: UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA

Nakon uspješne prijave na EU natječaj i primitka pozitivnog odgovora, poduzetnik postaje potpisnik Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, čime postaje odgovoran za postizanje rezultata istaknutih u projektnoj prijavi. U prosjeku oko 20% odobrenih sredstava nositelji projekata moraju vratiti ugovornom tijelu zbog pogrešaka nastalih tijekom provedbe projekata.

Što poduzetnik mora učiniti da bi uspješno proveo projekt?

• Pažljivo i s razumijevanjem pročitati sve odredbe poziva za koji dostavljate projektnu prijavu,
• Pažljivo i s razumijevanjem pročitati sve odredbe ugovora o bespovratnim sredstvima, čiji se dijelovi objavljuju već sa samim pozivom,
• Provoditi projekte s dužnom pažnjom, učinkovito, transparentno, u skladu s najboljim praksama u predmetnom području i u skladu s ugovorom,
• Provoditi nabave u skladu sa Zakonom o javnoj nabavi ili drugim utvrđenim pravilima kada korisnik nije obveznik primjene tog zakona,
• Pravovremeno osigurati administrativni i financijski kapacitet za uspješnu provedbu,
• Izvještavati provedbena tijela o napretku provedbe i o svim promjenama tijekom projekta te izvještavati provedbena tijela o troškovima nastalima na projektu,
• Poduzeti sve potrebne mjere za ispunjavanje obveza vezanih uz informiranje i promidžbu projekata sufinanciranih iz EU fondova,
• Čuvati svu projektnu dokumentaciju i učiniti je dostupnom za kontrole,
• Osigurati održivost projektnih rezultata te čuvati projektnu dokumentaciju i nakon završetka provedbe.

U nastavku se izlažu osnovne informacije o područjima upravljanja projektom nužna za maksimiziranje iskorištenosti odobrenih bespovratnih sredstava:

1. CILJEVI PROJEKTA S POKAZATELJIMA
   • Svaki projekt je odabran za financiranje i temeljem ciljeva projekta i pokazatelja uspjeha navedenima u projektnom prijedlogu à ispunjenje ciljeva = ugovorna obveza
   • Korisnik mora osmisliti način kako da bude siguran da će do postići zadane ciljeve

2. AKTIVNOSTI I NEPOSREDNI REZULTATI
   • Aktivnosti su u projektu raspoređene u elemente projekta, a njihovi neposredni rezultati moraju se moći dokazati potpornim dokumentima.
   • Kako bi omogućio dokazivanje ispunjenja ugovorne obveze i isporuke aktivnosti, Korisnik mora osmisliti način kako da bude siguran da će se aktivnosti zaista i dokazati.

3. VRIJEME
   • Projekti su vremenski ograničeni, aktivnosti se provode sukladno planu navedenom u projektnom prijedlogu, propisano je trajanje aktivnosti, razdoblje prihvatljivosti troškova i trajanje Ugovora.
   • Korisnik treba spoznati nekoliko različitih vrsta trajanja odnosno rokova koje mu Ugovor određuje, te se treba sukladno tim rokovima pripremiti kako bi stigao izvršiti svoje obveze u danim rokovima.

4. NOVAC
   • Kako bi Korisnik uklopio projekt u svoje poslovanje i svoje tijekove sredstava, Korisnik mora izraditi nekoliko različitih planova koji se tiču njegovog tijeka novca odnosno tijeka izdataka i obveza prema dobavljačima.
   • Korisnik treba utvrditi koliko i kada su mu sredstva potrebna.

5. NABAVE
   • Sve usluge, roba i radovi u proračunu projekta moraju se kupiti poštujući određena načela i pravila
   • Korisnik ima obvezu izraditi i provesti Plan nabave

6. DOKUMENTACIJA PROJEKTA
   • Dokumentaciju projekta u užem smislu čine dokumenti koji proizlaze iz provedbe projekta, kojima se dokazuje provedba aktivnosti, javne nabave i izvršenje ugovora, odnosno dokazuju se nastali troškovi i plaćanja dobavljačima
   • Korisnik mora planirati koji sve dokumenti će mu pri tomu trebati

7. IZVJEŠTAJI PROJEKTA
   • Kako bi dokazao namjensko trošenje, korisnik je obvezan redovito izvještavati o provedenim aktivnostima i nastalim troškovima
   • Korisnik treba redovito planirati i ažurirati tijek sredstava u smislu plana zahtjeva za nadoknadom sredstava

8. RIZICI
   • Pravodobno planiranje i upravljanje rizicima može značajno pomoći korisniku da opasnosti otkloni, neutralizira ili npr. pravodobno pokrene izmjene Ugovora
   • Korisnik treba ažurirati svoju tablicu rizika, detaljno navesti rizike koji mu potencijalno ugrožavaju projekt, te napraviti plan upravljanja tim rizicima (mjere prevencije i mjere korekcije)

9. PROMJENE
   • Svaki projekt može doživjeti izmjene tijekom svog trajanja, a koje mogu biti manje, veće ili nedozvoljene u smislu prihvatljivosti i sukladnosti s različitim ugovornim obvezama
   • Ključno je za korisnika na vrijeme utvrditi potrebu za izmjenom, kvalitetno procijeniti opravdanost izmjene, utvrditi argumente i pravodobno pristupiti prikladnoj proceduri izmjene Ugovora

10. KOMUNIKACIJA
    • Sukladno ugovornim obvezama, važno je da Korisnik na vrijeme i prema pravilima komunicira izvještaje, izmjene u projektu (Ugovoru), mjere vidljivosti i ostale aspekte projekta koji pretpostavljaju komunikaciju.

U nastavku se izlažu i ključne obveze i rokovi za dostavu od strane Korisnika:

1. Dostaviti nulti ZNS (ako je primjenjivo) – po potpisu Ugovora
2. Zahtjev za predujam – po potpisu Ugovora
3. Dostaviti Plan nabave – 10 radnih dana nakon potpisa Ugovora
4. Dostaviti Plan ZNS – 10 dana nakon zaprimanja Obrasca
5. Izvješća o napretku (ZNS) –15 dana od isteka svaka 3 mjeseca od sklapanja Ugovora
6. Završno izvješće – sa završnim ZNS-om 30 dana od isteka razdoblja provedbe
7. Obavijesti o izmjenama i dopunama – odmah po saznanju, najkasnije s prvim idućim ZNS, (preporuka – odmah po saznanju)
8. Pravila vidljivosti
9. Izvješća nakon provedbe projekta – u razdoblju od 5 godina nakon završetka provedbe

Najvažniji zaključci za Korisnike bespovratnih sredstava:

• Pročitajte svoj Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava!
• Izradite različite planove
• Isplanirajte kako ćete i koju dokumentaciju projekta voditi
• Na vrijeme kredite s postupcima nabave
• Upoznajte se s obrascima izvještaja i pravilima prihvatljivosti troškova
• Utvrdite vlastite ključne rizike i upravljajte njima!